审计过程中，有哪些能让你心动的Excel技巧？

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2020年4月3日，这是行走的审计汪第108篇原创文章。

编辑按：网上有非常多的Excel学习资料，但我们能真正用起来，或者能提高我们平时工作效率的，有哪些呢？如何让这些技巧被灵活运用起来呢？今天和大家分享一些我常用的Excel技巧。

神奇的快速访问工具栏

作为一枚审计汪，Excel可以说是用的最频繁的办公软件了。TB、注释和合并等文件，都是基于Excel载体，甚至复核意见都是用Excel写的。

对于一般的办公人员来说，提到Excel，脑海中就是无数的表格，但对于审计人来说，Excel可以说是思维呈现的蓝图，上面是文字和表格共同演绎的诗篇，是反映你做审计思路是否清晰、程序是否到位的重要文件载体。所以，我们的确是，天天都需要和Excel打交道。

有些常用的功能，比如字体大小、颜色设置、合并单元格、排序和筛选等功能，建议统统右击，点击菜单中的“添加到快速访问工具栏”，可以节约下很多的工作时间，避免总是去工具栏窗口找所需要的的常用功能键。比如，我的快速访问工具栏是这样的：

原则是遇到经常要使用的，便毫不犹豫添加到快速访问工具栏。我比较随性，不进行分类和排序，用着方便就好，平时会把工具栏折叠，这样工作的可视化窗口页面会更大，有利于提高工作效率。

工具栏中常用的功能分享

Excel博大精深，我只会用一些日常的技巧，但绝大多数时候都足够用了。如果偶尔遇到一两个没有掌握的，就自行百度，一般也很快能有解，所以整体用起来还是比较熟练的，毕竟朝夕相处这么多年了。 

工具栏主要分为：文件、开始、插入、绘图、页面布局、公式、数据、审阅、视图等。开始选项中的常用内容，我几乎都加到了快速访问工具栏中。插入选项中最常用的是透视表、和对象。

当遇到有比较多数据特征的表格时，比如公司的销售台账，分为销售地区、产品类别以及月份等，我们需要分类进行分析时，透视表的功能就体现出来了。透视表需要选中一定区域后进行分类汇总，实际用到的时候，操作也很简单，可以满足你的多样化选择。

插入对象也是我经常使用的功能。在底稿中，当遇到一些协议、合同或者重要的资料时，我就会用扫描App搞成电子版本，然后点击插入对象：

此处，我选择了一个文件上传，这里要注意的是，千万不能选择“链接到文件”，不然只能在你这打开，在同事的电脑中可能打不开文件。点击确定后，再选择保存文件，就会出现下方的内容：

看底稿的人就可以打开这个文件啦。但是这个会导致文件比较大，因为Excel里装了这个文件后，就有可能几十兆上百兆了。

绘图我基本不用，毕竟是做审计，不是做艺术家。

页面布局工具栏中，最常用的是打印区域设置、缩放比例设置和网格线等。因为报表都是用Excel的，最后出具的报告中，报表就需要设置打印区域，进行打印预览，这样印刷出来的报表，格式才会好看。

偶尔我眼花的时候，也会使用缩放比例，扩大点表格中的数字，看网格线觉得扎眼的时候，会去除网格线。页面布局主要就是这些功能了。

接下来的是公式工具栏，大家对Excel的强大公式库一定印象深刻吧？其实我用得挺少的，因为会计中比较复杂的计算不多，除了偶尔算实际利率摊销时，用下年金、内含报酬率等公式，其他用得较少，所以我就也不费脑去记忆公式了，需要用的时候再百度吧。

这里有2个公式是经常用的，也建议大家记忆下：
1. vlookup函数

2.sumif函数

当然还有比较简单的sum、if和round，这些都已经烂熟于心了，很多时候这些基本的公式，就足够用了。

同时，我还常用到公式审核中的错误检查功能。我们最常用到的不同Excel文件之间的数据链接功能，但链接偶尔会出错，有可能出现循环引用，这个时候用错误检查功能就非常赞了。

这里能迅速检查公式错误和循环引用的情况。因为循环引用出现时，Excel总是会经常弹出窗口提醒你出现循环引用，当你找不到觉得烦躁时，这个功能就提升效率了。

数据工具栏中，我最常用到的是编辑链接按钮。熟练掌握编辑链接这个功能后，效率得到大幅度提升。

审计工作中，需要很多Excel的数据相互链接，因此编辑链接这个功能就急需掌握了。

比如要更新18年的数据为19年的数据，只要两个文件的格式保持一致，在此处选择“源”后，点击更改源，再选择19年的数据，就可以瞬间把链接改为19年度的，不需要再重新手动去链接了。

如果有一些链接不需要再使用，也可以选择“断开链接”，因为文件中有较多链接，会导致打开和保存的速度都变慢。

另外，和编辑链接搭配在一起使用的功能是查找和替换。当两个文件格式不是完全相同时，也可以选择查找链接和替换链接的功能。熟练掌握后，我感觉审计过程中简单重复的工作大量减少。有兴趣的朋友可以尝试看看。

最后的视图工具栏中，就是常用的一些页面设置了。

我最常用的是冻结窗口功能。很多表格很宽或者很长，内容很多，当下拉或者右拉时，往往看不到标题栏，这个时候我会选择一个单元格，点击冻结该窗格，这样无论是下拉还是右拉，左边或者上面的标题内容，始终都是清晰可见。在复核底稿时，我也会把这一项作为底稿是否优秀的评判标准之一，呈现出来的内容必须是清晰可见，而不是在一堆表格来找来找去，那纯粹是浪费时间。

工具栏主要就是这么些用法，没有很深奥，但是都是审计过程中非常实用的一些功能。

你注意过选项栏吗？

大部分人使用Excel，对工具栏比较熟悉，对选项栏一无所知。选项栏在哪里呢？点击文件选项，在左下方会出现：

这里有比较多的功能，常规、公式、数据、校对、保存等。我们偶尔忘记保存，会失去重要资料，此处的自动保存功能，不仅可以选择自动保存的时间间隔，还能选择保存的文件类型、文件地址等，对于找回失去的内容，还是非常有效的。

上述是自定义功能区和快速访问工具栏的详细设置。功能区就是第二部分所说的内容，对于这部分，你可以通过这里，完成属于你的自定义设置内容。

如何设置呢？去网上寻找符合格式的自定义文件，或者别的同事工具栏生成的自定义文件，选择点击右下方的导入窗口，就可以将别人的工具栏放到你的工具栏中。第一次使用这个功能时，也是感叹惊奇。

同样，对快速访问工具栏，也可以这样操作。大家可以自由设置有利于自己所需的工具栏，也可以去网上寻找匹配度高的，导入到自己的Excel中。

这里还有一个功能，是可以选择在功能区下方显示快速访问工具栏。这点主要在于，当你打开工具栏时，方便操作时，用更短的距离使用快速访问工具栏。如果工作量不大，其实都无所谓，但是当工作量巨大时，这些小细节，都能提高工作效率。

关键在于：思考和运用

有些小朋友的Excel表格做得非常棒，简洁、美观，但这些其实并不是最重要的。在审计中，Excel的底稿说明有没有呈现风险审计的思路，有没有把准则规定的程序都考虑并执行了，是否对会计调整分录进行恰当说明和标注清晰的数据来源，是否完整展示了不同表格想要表达的内容，这些才是最重要的。在这个基础上，如果能美观一点，那就是锦上添花，最佳底稿了。

Excel的功能非常强大，我也只是用到了皮毛，但是非常熟练地掌握了这些经常要用到的功能，这大大提高了我的工作效率。当偶尔遇到Excel崩了或者不会用的功能时，就权当做是工作间隔中休息的时间，百度一下如何用，大部分时候都能够信手拈来。所以，存这么多Excel学习文件和视频，静静躺在硬盘中，没有啥用，我们只有熟练掌握了这些功能，让工具真正成为能服务好我们的工具，才是真的有用。这些对于其他的工具和知识，都是触类旁通的。

大家有没有什么值得分享的Excel使用过程中，容易掌握又提高效率的技巧呢？欢迎留言分享。最后，祝大家节日愉快。年报已经走过了75%，剩下的25%，是最后攻坚时刻了。等年报结束，再和你们周周见、天天见，一起活到老，学到老。

你“在看”我吗？